Mobiele bar op je evenement

Het is belangrijk om te bedenken wat voor soort bar je wilt hebben. Een volwaardige bar die opgezet kan worden, met een goede barman die cocktails in elkaar draait? Of juist leuke omgebouwde auto’s, waarbij de koffie in de achterbak staat te pruttelen. Dit heeft allemaal te maken met de locatie van je evenement, de wagens moeten tenslotte wel door de deuren passen. Heb je ook een buitenruimte? Dan heb je al meer mogelijkheden. Naast grote trucks en demontabele barren zijn er ook bakfietsen die een uitkomst kunnen bieden.

Daarnaast is het belangrijk om te bedenken op welke momenten je je gasten wat wil aanbieden. Wil je alleen koffie als ze aankomen? Heb je verschillende pauze momenten? Of misschien nog wel een (netwerk)borrel aan het eind. Dat heeft ook invloed op wat voor soort bar(ren) je gaat regelen. Als je na het evenement nog een borrel organiseert heb je meer nodig dan alleen koffie. Het aanbod van trucks met verschillende soorten dranken is enorm. Van wijn tot champagne, van bier tot cocktails en van fris tot gezonde sapjes.

Afhankelijk van je budget kan je ervoor kiezen om een of meerdere barren neer te zetten. Belangrijk is om hierbij rekening te houden met het aantal gasten. Aangezien dit geen standaard catering is en alles vers bereid wordt, is er per consumptie meer bereidingstijd nodig. Dit heeft ook invloed op het indelen van je pauzemomenten. Heb je bijvoorbeeld een congres met meerdere zalen, dan is het slim om per zaal 10 minuten tussen het begin van de pauzes te rekenen. Zo voorkom je dat iedereen tegelijk zijn drinken gaat halen, niemand vindt het immers fijn om lang in de rij te moeten staan.

Het aantal gasten heeft ook invloed op de hoeveelheid die gedronken wordt. Dit heeft op zijn beurt weer invloed op hoeveel alles gaat kosten. Je wilt waarschijnlijk wel binnen je budget blijven. Waar je voor kan kiezen is voor het afkopen van de drankjes (bier, wijn, fris) voor een vast bedrag. Wat ook een optie is, is nacalculatie. Hierbij is een veelgebruikte inschatting voor inloop met koffie of thee of een koffiepauze gemiddeld anderhalf kopje per persoon. Als je na afloop nog een borrel organiseert is de inschatting: drie drankjes per gast in het eerste uur en twee drankjes in ieder uur daarna.

Mocht je je gasten naast drinken ook wat te eten willen aanbieden kan je daar met foodtrucks makkelijk op inspelen. Ook hierin is een ruim aanbod met verschillende keukens. Klik op de link rechts op de pagina en ontdek waarom je foodtrucks goed kan toevoegen aan je event. 

Zodra je de perfecte barren voor jouw evenement hebt gevonden is het belangrijk om goed af te spreken wie wat regelt. Neemt de bar zelf een paar statafels mee of zorg je daar zelf voor? Zo is het ook belangrijk om van te voren af te spreken of het drinken in plastic of glas wordt geschonken. Zorg dat je hier duidelijke afspraken over maakt zodat iedereen weet waar die aan toe is en je niet voor verrassingen komt te staan.