Wat kost het inhuren van een foodtruck?

Een makkelijk vraag, maar het antwoord hierop is een stuk lastiger. Een alternatieve titel voor dit artikel kan zijn: aan welke kosten moet ik allemaal denken bij het huren van een foodtruck? Want eigenlijk is de vraag ‘hoeveel kost het huren van een foodtruck’ niet generiek te beantwoorden. Vergelijk het maar met ‘Een huis kopen, wat kost dat nou?’ Je antwoord zou dan ongetwijfeld zijn ‘Ja, dat ligt aan nogal wat factoren’. En dat is bij de inzet van een foodtruck niet anders. Maar... we helpen je op weg.

Er zijn veel factoren om rekening mee te houden en die zijn allemaal medebepalend voor de prijs. Wil je bijvoorbeeld full-service bediening? Wil je persé die ene foodtruck uit Zuid-Limburg op je event in Friesland? Is er stroom aanwezig op de locatie die je hebt gekozen? Allemaal factoren die je mee moet nemen en die van invloed zijn op je benodigde budget.

Dit artikel geeft je inzicht in allerlei mogelijke kosten die kunnen komen kijken bij het huren van een foodtruck. Een soort checklist, zodat jij als organisator niet voor verrassingen komt te staan en gegronde keuzes kunt maken.

Het aantal gasten

Het is geen breinbreker dat het aantal gasten invloed heeft op het budget van de foodtruckcatering. Hoe meer mensen, hoe meer budget je nodig hebt. Logisch. Hoe gezellig ze het ook zouden vinden, voor foodtruckeigenaren is het niet rendabel om uit te rukken voor jouw feestje met een man of 25. Sommige doen dit wel, maar rekenen dan wel hun minimale starttarief. Dit begint, afhankelijk van het seizoen, bij zo’n € 750, of een minimumaantal gasten van rond de 50. Begrijpelijk, als je bedenkt met welke kosten een foodtrucker zoal te maken heeft.

Als je een foodtruck boekt voor een groep groter dan 100 personen dan bedragen de gemiddelde startkosten ergens tussen de €150 en €500.

Eén foodtruck bedient gemiddeld 75 – 150 personen per uur. Het precieze aantal hangt af van het soort gerecht. Met de foodtruckeigenaar kun je dit vooraf bespreken. Heb je een redelijke grote groep en gaat iedereen tegelijk eten? Dan wil je natuurlijk niet dat je gasten een uur moeten wachten. Verstandig dus om dan van ruim voldoende trucks uit te gaan.

Het soort gerecht

Naast het aantal gasten is het menu dat je wilt op je event bepalend voor de totale kosten. Verfijnde gerechtjes zijn per portie prijziger dan frites. En ga je voor een eenvoudige hamburger of een rijk belegde gourmetburger? Bedenk van tevoren goed wat het doel is van het menu dat wordt aangeboden. Wat is je uitgangspunt? Dit kan zijn voedzaam, maar ook trendy of duurzaam. Jij bepaalt wat je wilt uitstralen en hoeveel budget je daaraan wilt besteden. Een gemiddeld tarief voor een portie friet is €3,75, voor een Aziatisch gerecht €8,50 en voor iets als een hotdog €5,00.

Type maaltijd

Je kunt foodtrucks voor allerlei doeleinden onderdeel laten zijn van je event. Foodtrucks met koffie of ijs als toevoeging op traditionele catering, foodtrucks die gezamenlijk een complete maaltijd serveren. Of foodtrucks die er vooral staan voor de sfeer en die een lekkere snacks uitdelen tussen verschillende programmaonderdelen. Allemaal factoren die meespelen bij het bepalen van je budget. Een volledige maaltijd is vanzelfsprekend prijziger dan een bijgerechtje. Kleine gerechten zoals ijsjes kosten gemiddeld €3,50.

Locatie

De keuze van je locatie kan van behoorlijke invloed zijn op je budget. Check bijvoorbeeld of er vergunningen benodigd zijn op jouw locatie. Naast de kosten die je hieraan kwijt bent, kost het je vooral ook tijd om het vergunningentraject te coördineren.

In de provincie vind je vaak de mooiste spots voor een outdoor-event. Hoewel foodtruckeigenaren gelukkig ook hun thuisbasis verspreid hebben door heel Nederland, moet je rekening houden met extra reiskosten voor de foodtrucker als hij verder moet reizen om op locatie te komen. Gemiddeld rekenen foodtrucks €0,90 per kilometer reisafstand.

Ook de staat van de locatie kan extra kosten met zich meebrengen. Is de ondergrond bijvoorbeeld stevig genoeg om, ook na een fikse regenbui, een stel foodtrucks op te laten staan? Of moet je rijplaten aanbrengen?

Stroomvoorziening op locatie

Heb je een locatie voor je evenement of feest gekozen zonder stroomvoorziening, dan moet je deze in verreweg de meeste gevallen zelf regelen voor je foodtrucks. Reken voor een bescheiden aggregaat al snel zo'n €350,- voor huur, brandstof en verzekering.

Elke foodtruckeigenaar die elektrische apparatuur aan boord heeft, zoals koeling en bereidingsapparatuur, heeft stroom nodig. Meestal volstaat een ‘gewone’ 220V aansluiting. Een gewoon stopcontact dus. De foodtruckeigenaar geeft daarbij aan of hij 1 of meerdere vrije groepen nodig heeft. Een vrije groep is niet meer dan een eigen stopcontact. Het is dus niet de bedoeling dat je vanuit één stopcontact met een verdeelstekker verlengsnoeren naar meerdere foodtrucks laat lopen, dan raakt de groep overbelast en slaan de stoppen door.

Als jij een aggregaat verzorgt met voldoende power om je gehuurde foodtrucks te voorzien van de gevraagde stroom, hoeft de foodtruckeigenaar alleen maar ‘in te prikken’ om te kunnen draaien. Handig en efficiënt.

Een aggregaat heeft ook een paar aandachtspunten. Ten eerste is er het geluid dat een aggregaat maakt. Een aggregaat wordt gedreven door een benzine- of dieselmotor, dus je komt er niet onder uit dat je dat hoort. Ten tweede is een aggregaat, doordat hij draait op fossiele brandstof, niet de meest duurzame keuze.

Er zijn gelukkig steeds meer duurzame varianten. Zo kun je accu’s huren die zorgen voor de gewenste stoom. Accu’s verbruiken elektriciteit en dat is alvast een stuk schoner dan de fossiele brandstoffen die een aggregaat verbruikt. Na een dag gebruik, worden de accu’s bij de verhuurder weer opgeladen.

Een stap verder ga je met opvouwbare zonnepanelen die de power voor je accupack levert. Het vermogen die deze panelen leveren, hangt een beetje af van de hoeveelheid zon op de dag van jouw event. Bang dat je zonder komt te zitten hoef je echter niet te zijn. De capaciteit van de accu’s zelf zijn ruim voldoende om je door de dag te helpen. De zon vult alleen de gebruikte energie zoveel mogelijk weer aan. En dan hoeft er na inzet minder elektriciteit te worden bijgeladen.

Een enkele foodtruck is helemaal zelfvoorzienend, omdat hij ingebouwde accu’s heeft, eventueel zelfs met zonnepanelen op het dak om het accupack overdag bij te laden.

Overige faciliteiten voor de foodtruck

Bij het huren van een foodtruck komen ook kosten kijken voor het verzorgen van de benodigde faciliteiten. We noemden hierboven al de stroomvoorziening. Overige zaken die geregeld moeten worden zijn onder andere:

Eventuele vergunningen om op locatie voedsel en drankjes te mogen uitreiken of verkopen.
Afvalvoorzieningen en de afvoer van afval na het evenement.
Meubilair, wanneer je je gasten een plekje wilt geven om rustig te kunnen eten.
Tenten of overkappingen als back-up voor een regenachtige dag.
Rijplaten zodat de foodtrucks probleemloos het terrein kunnen oprijden en verlaten op diezelfde regenachtige dag.

Hoogseizoen en laagseizoen

In januari huur je een stuk goedkoper een vakantiehuisje dan in de zomer. En dat werkt bij de huur van foodtrucks niet anders. Kwestie van vraag en aanbod. In het laagseizoen, van ongeveer oktober tot en met april, werkt de foodtruckeigenaar weliswaar wel met starttarieven, maar die liggen gemiddeld 15% lager dan in het hoogseizoen.

Daarnaast kan een gewilde foodtrucker hogere eisen stellen aan het minimale aantal gasten of de minimale omzet op de echte hoogtijdagen, zoals de weekenden in het hoogseizoen. Op zo’n dag moet er vaak worden gekozen tussen meerdere evenementen. Logischerwijs staat hij dan liever op een event met 500 man dan eentje met 50.

Foodtruck zonder personeel

Wil je een foodtruck zonder personeel huren, dan zijn daarvoor ook verschillende mogelijkheden. Ideaal bijvoorbeeld voor een evenementenbureau of een merkactivatiebureau dat een foodtruck wil inzetten voor een groot event, of voor langere tijd een foodtruck ter beschikking wil hebben.

Er zijn enkele partijen die foodtrucks zonder personeel aanbieden. In sommige gevallen huur je de bereidingsapparatuur er los bij, in andere gevallen is er een basisvoorziening aan apparatuur. Je kunt zelfs volledig lege foodtrucks huren, die je zelf voorziet van hetgeen je nodig hebt.

Een lege foodtruck heeft als voordeel dat je er helemaal je eigen draai aan kunt geven. Je kunt de truck voorzien van eigen branding met magneetborden of tijdelijke bestickering. En je richt hem precies zo in zoals jij (of je klant) het wil.

Let er wel op dat er bij de huur van een lege foodtruck een aantal bijkomende kosten zijn. Kosten die normaliter zijn inbegrepen wanneer je een foodtruck boekt voor je event. Denk aan kilometerkosten, brandstof, schoonmaakkosten en, wanneer je de foodtruck niet zelf kunt of mag rijden, breng- en haalkosten. Ook wordt vrijwel altijd een borg gevraagd.

Eigen huisstijl

Is je bedrijf het stralende middelpunt van het event, of wil je dat je organisatie op zijn minst goed herkenbaar is, dan kun je ervoor kiezen de foodtruck in de huisstijl van je bedrijf te laten aankleden. Ook voor kortere perioden, of zelfs voor een event van één dag, bestaan hiervoor steeds meer mogelijkheden.

Bestickering was voorheen vaak bedoeld voor de langere termijn. En uiteraard kan dat nog steeds. Er wordt dan gebruik gemaakt van o.a. polymeer vinyl. Dit materiaal is watervast en krimpt niet. Het vinyl wordt bedrukt met niet verkleurende inkt, waardoor de foodtruck er ook na een aantal seizoenen outdoor gebruik nog uitstekend uitziet. Deze bestickering zal zeer waarschijnlijk wel wat lakschade veroorzaken wanneer hij wordt verwijderd. Je krijgt dan te maken met herstelkosten.

Voor tijdelijke bestickering voor de korte termijn zijn er magnetische stickers. Deze flexibele stickers kun je zo vaak aanbrengen en weer verwijderen als je wilt. Handig voor als je een foodtruck op verschillende dagen verspreid door het seizoen wilt inzetten.

Wil je grotere delen van een foodtruck bestickeren voor kortere tijd, dan zijn er stickers van speciaal stickermateriaal, dat eenvoudig en schadevrij verwijderd kan worden. Logischerwijs is dit materiaal minder krimpvast, maar het is dan ook niet bedoeld voor de langere termijn.

Muziek

Muziek op evenementen is best wel een dingetje. De kans is dan ook dat een foodtruckeigenaar niet met een simpel ‘ja natuurlijk!’ antwoordt op de vraag of hij een muziekje aan boord kan meenemen. Lang niet elke foodtruck kan versterkt, met boxjes, hoorbare muziek voor jouw gasten afspelen. Maar er speelt ook nog iets anders. En dat is het verschil tussen muziek voor eigen gebruik of muziek voor commercieel gebruik.

De foodtruckeigenaar kan dus niet zomaar even intunen op 3FM of een fijne Spotify afspeellijst inzetten. Jijzelf overigens ook niet. Bij muziek voor commercieel gebruik moet je namelijk een vergoeding afdragen aan Buma/Stemra of Sena. Deze partijen exploiteren de rechten van muziekauteurs en -uitgevers.

Voor horecadoeleinden, dus ook in en rond foodtrucks, bestaat wel rechtenvrije muziek. Deze kun je aanschaffen op een muziekdrager, of je neemt een abonnement bij een online aanbieder.

Ongetwijfeld de beste oplossing is het inhuren van een DJ of muzikant voor je evenement. Geen gedoe met rechten en hij zorgt voor de juiste muziek op elk moment van je evenement. Verwacht voor een professionele DJ een bedrag van €500 tot €1.000 euro voor 4 uur. Daar komen meestal dan nog de kosten voor geluidsapparatuur bij. Upbeat om lekker op te dansen, afgewisseld met relaxte loungebeats. Helemaal in stijl blijven? Boek dan een DJ Bus. Misschien wel iets duurder dan een gewone DJ, maar een eycatcher van formaat.

Alles uitbesteden of zelf regelen

Een foodtruck huren hoeft geen doe-het-zelf-project te zijn. Je bespaart jezelf tijd, gedoe en geregel door het huren en boeken van foodtrucks uit te besteden, zeker als het gaat om een groot evenement.

We bespreken graag je wensen. Als je wilt kunnen we je helpen met de hele planning, organisatie en productie van jullie bedrijfsevenement. Bel of mail gerust. Je bereikt ons op 026 2022 264 of info@brandstofevents.nl .