Tips: Let hier op als je een foodtruck boekt

Met een aantal zaken moet je even extra rekening houden als je een foodtruck boekt. Niks ingewikkelds, maar wel goed om te weten. We zetten ze voor je op een rij.

Hoe kies je de juiste foodtruck?

Ken je dat gevoel? Je kijkt online rond naar een vakantiebestemming, maar geeft het na een tijdje op omdat het één nog leuker lijkt dan het ander. Het aanbod is zo overweldigend dat je niet in staat bent een keuze te maken. Met als gevolg dat je nog steeds niet weet waar je in de zomer naartoe gaat.

Stap niet in die valkuil als je op zoek gaat naar foodtrucks voor je evenement. Alleen al in Nederland zijn er honderden verschillende foodtrucks. Hoe kies jij de leukste voor jouw evenement zonder keuzestress? Want vrijwel alle foodtrucks zijn leuk. Kleurrijk, hip en met smakelijke menu’s uit alle windstreken.

Tijd voor een rationele benadering en een goede voorbereiding. Een checklist met aandachtspunten is daarbij een handige tool. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

Welk doel heeft de catering?

De eerste vraag die je jezelf kunt stellen is met welk doel je foodtrucks wilt boeken. Gaat het vooral om het neerzetten van een toffe festivalsfeer? Wil je een snelle snack kunnen serveren? Of zijn de foodtrucks en hun aanbod het middelpunt van je event? Allemaal vragen die mede bepalen wat voor soort foodtrucks je het beste kunt boeken.

Worden de lunch of het diner verzorgd door foodtrucks, dan is het goed om te kiezen voor trucks met een menu dat snel kan worden bereid, of trucks die een behoorlijke capaciteit hebben. Niks vervelender dan met een hongerige maag te lang op je hamburger te moeten wachten. Gelukkig kun je met foodtruckeigenaren duidelijke afspraken maken over de hoeveelheid gerechten die ze in bijvoorbeeld een uur kunnen serveren.

Wie is je doelgroep?

Net zoals je met een cateringbedrijf zou bespreken welke gerechten passen bij je doelgroep, let je op de menu’s van de foodtrucks die je boekt. De ene doelgroep houdt nu eenmaal van creatief, nieuw en uitproberen, terwijl de andere doelgroep het liever houdt bij wat conventionelere gerechten. Het leuke van foodtrucks is dat je een enorm gevarieerd menu kunt aanbieden waarbij je het iedereen naar de zin kunt maken.

Heeft je evenement een netwerkfunctie? Kies dan voor foodtrucks die eten serveren dat gemakkelijk kan worden weggewerkt. Geloof ons, het praat lastig als je net een enorme hap van je hamburger hebt genomen :). Of plakkerige vingers hebt van de saus. Kleinere gerechten zijn dan wat handiger. Bij een personeelsevent speelt dit minder. Niemand zit ermee als Henk van de boekhouding wat mayo op z’n jas heeft gemorst.

Verder willen we natuurlijk niet te veel generaliseren, maar in de praktijk zien we toch wel wat verschillen tussen het eetgedrag van mannen en vrouwen. Mannen eten over het algemeen iets meer en geloof het of niet, maar vrouwen zijn vaak iets avontuurlijker bij de keuze van hun gerechten.

Duurzaam en gezond leven wordt ten slotte door veel bedrijven volop uitgedragen. In je keuze van foodtrucks kun je hiermee rekening houden en zorgen dat er gezonde keuzes gemaakt kunnen worden.

Moet er rekening worden gehouden met cultuur of dieetwensen?

Het aantal vegetariërs en veganisten groeit gestaag. Gelukkig groeit het aanbod van vegetarische en veganistische gerechten in foodtrucks mee. Check altijd even of jouw foodtruck ook eten zonder vlees op het menu heeft staan. En misschien zijn er meer dieetwensen bij je doelgroep, zoals halal voedsel.

Hoeveel trucks heb je nodig?

Afhankelijk van het aangeboden menu kan een foodtruck ongeveer 50 tot 100 mensen per uur bedienen. Zorg ervoor dat je een goede indicatie hebt van het aantal gasten, zodat je weet hoeveel foodtrucks je nodig hebt om ze efficiënt te bedienen.

Daarnaast heb je meer trucks nodig als het eten van een maaltijd een van de belangrijkste activiteiten van het evenement is, of als iedereen tegelijk gaat eten, bijvoorbeeld na een middagprogramma.

Ontstaat er ergens toch een wachtrij? Wellicht kun je met de foodtruckeigenaar afspreken dat hij kleine proeverijtjes uitdeelt in de rij. Of je regelt zelf afleiding met leuk entertainment. Een gitarist die een liedje komt tokkelen of een illusionist met coole trucs.

Hoeveel menu’s biedt elke foodtruck aan?

Biedt een exploitant zijn hele menu aan op jouw evenement? Alleen zijn succesnummers, of slechts één gerecht? De laatste varianten zijn handig voor de planning van zowel de foodtruckeigenaar als jouzelf als organisator. Voor de exploitant betekent het efficiënter inkopen. Voor jouw evenement betekent het kortere wachtrijen: de doorloopsnelheid in de foodtruck is veel hoger omdat gerechten alvast kunnen worden voorbereid en je gasten hebben geen tijd nodig om na te denken wat ze nu eens zullen kiezen. De variatie in het aanbod zoek je dan in een aantal verschillende foodtrucks.

Met welke kosten moet je rekening houden?

Veel foodtruckeigenaren hanteren een minimale omzet van rond de €650. De kosten zijn afhankelijk van veel factoren. In het hoogseizoen betaal je iets meer dan in het laagseizoen. Ook de reisafstand, de menukeuze, speciale wensen en natuurlijk het aantal gasten zijn bepalend. Bij het boeken van je foodtruck kun je jouw budget en je wensen rechtstreeks afstemmen met de exploitant of je kunt ons vragen om dat voor je te regelen.

Foodtruck selecteren en offerte aanvragen

Wanneer je goed in kaart hebt wat voor foodtrucks je wilt en hoeveel foodtrucks je nodig hebt, kun je specifiek gaan zoeken. Op ons platform vind je de leukste foodtrucks. Geselecteerd op kwaliteit en originaliteit. Betrouwbare partijen die graag met je meedenken en altijd hun best doen om aan jouw wensen te voldoen.

Hoe vraag ik een goede offerte aan?

Heel eenvoudig. Met een paar klikken heb jij je vrijblijvende prijsopgave aangevraagd. Van elke foodtruck staat overzichtelijk vermeld wat de specialiteiten zijn en of het aanbod biologisch of vegetarisch is. In de reviews lees je onze ervaring. Ook het benodigde stroomverbruik staat vermeld. En dat is onmisbaar voor het bepalen van de benodigde faciliteiten op de locatie van je event.

Hoe meer informatie je kunt geven over je evenement, hoe specifieker de prijsopgave is die je ontvangt. Belangrijk zijn in elk geval de datum, de locatie van het event, het aantal verwachte bezoekers, een indicatie van je budget en wat je wilt laten verzorgen. Gaat het bijvoorbeeld om een borrelhap of een volledig diner? Ook al je specifieke wensen kun je al aangeven in je aanvraag. Uiteraard is er ook ruim de gelegenheid deze te bespreken met de foodtruckeigenaar. Ben je helemaal tevreden? Dan leg je de boeking vast en is de foodtruck gereserveerd voor jouw event.

Maak waterdichte afspraken

Als je de boeking definitief gaat maken, moeten de afspraken tussen jou en de foodtruckeigenaar waterdicht zijn. Lees aandachtig de voorwaarden door en zorg ervoor dat je eventuele onduidelijkheden bespreekt. Vermeld moeten in elk geval zijn de definitieve prijs, het tijdstip van aankomst en vertrek, het aantal te bedienen gasten en de verantwoordelijkheden van de truckeigenaar. Spreek af hoe de uitgifte van gerechten wordt bijgehouden.

 

Het is handig om goed helder te hebben wie wat doet tijdens het evenement. Hieronder vind je een aantal te bespreken aandachtspunten.

Zo bepaal je de aankomsttijd

De foodtruckeigenaar moet circa een tot anderhalf uur voordat hij begint met serveren aanwezig zijn. Dit geeft hem voldoende tijd om zijn foodtruck goed neer te zetten en zijn voorbereidingen te treffen.

Komt de foodtruck op een plek te staan waar hij lastig komt zonder een voorafgaand programma te verstoren, dan zal hij eerder moeten klaarstaan. Dit is ook het geval als de foodtrucks onderdeel zijn van de uitstraling van je event. Houd hier rekening mee als je de aanvangstijd bespreekt.

Faciliteiten op de locatie

Wanneer je foodtrucks boekt, moet je kijken naar het stroomverbruik per truck. Zo weet je of je extra stroombronnen moet regelen op je eigen locatie, of kun je de gewenste stroomfaciliteiten doorgeven aan de eigenaar van een locatie. Meestal gebruikt een foodtruck twee vrije groepen van 220V. Een enkele foodtruck gebruikt een eigen generator of aggregaat. Verreweg de meeste moeten op een externe stroombron worden aangesloten.

Als organisator van het event verzorg je een aantal faciliteiten voor de crew van de geboekte foodtrucks. Denk aan een toiletvoorziening en een watertappunt in de buurt.

Wie zet de vuilnis buiten?

Foodtrucks zorgen zelf voor borden en bestek, dus daar hoef je niet voor te zorgen, tenzij je wilt dat alle servetten en disposables een eigen, consistent uitstraling hebben of bedrukt zijn met je bedrijfslogo.

Exploitanten zoeken steeds meer naar duurzame oplossingen en plastic wegwerpservies wordt steeds vaker vervangen door duurzame disposables. Hiervoor worden biologisch afbreekbare materiaalsoorten als palmblad en hout gebruikt.

Toch zorgen deze disposables voor een behoorlijke hoeveelheid afval op je event. Regel daarom zelf altijd extra vuilnisbakken die je over verschillende plekken op het terrein verspreid. Foodtrucks nemen zelf ook vaak wel een prullenbak mee, maar die volstaat niet altijd qua volume. En laten we eerlijk zijn, een rommelig terrein met her en der borden met etensresten ziet er niet bepaald aantrekkelijk uit. 

Maak goede afspraken met de foodtruck crew over het opruimen van het afval in en rond de foodtruck.

Wettelijke eisen

Net als een reguliere cateraar moet een foodtruckeigenaar voldoen aan de reguliere hygiënecode voor de horeca, de zogenaamde HACCP-eisen. Hierin staan alle wettelijke voorschriften rondom de voedselveiligheid vermeld. Als je het prettig vindt, kun je dit onderwerp bij boeking even afstemmen.

Wil je naast eten ook alcohol laten verzorgen door een foodtruck? Check dan sowieso of de eigenaar daarvoor de benodigde vergunningen heeft. Zijn er jongeren onder de achttien jaar op je event? Bespreek dit dan zeker even met de foodtruckeigenaar, want aan hen mag hij uiteraard niet schenken.

Boek vroeg!

Dit is de belangrijkste tip die we voor je hebben. Elke foodtruck is uniek en kan maar op één plaats tegelijk zijn. Als je te laat boekt, garanderen we je dat je geen last meer zult hebben van keuzestress. Foodtrucks zijn razend populair en last-minute valt er niet veel meer te kiezen. Terwijl een goede samenstelling van de verschillende soorten foodtrucks nu juist zo belangrijk is voor de uitstraling van je event. Kortom: boek ruim op tijd! Vooral in de hoogseizoenmaanden mei, juni en september en rondom feestdagen moet je er op tijd bij zijn, denk aan een half jaar of zelfs langer.

Annuleringsvoorwaarden

Natuurlijk hoop je dat er niks tussen komt en je evenement gewoon doorgaat. Maar er kan altijd een kink in de kabel komen. Dat kan een pandemie zijn, maar ook het intrekken van een vergunning. Zorg daarom dat je met de foodtruck goede afspraken maakt over annulering.

Gebruikelijk en redelijk is dat je tot drie maanden voor het evenement kosteloos kunt annuleren. Voor een kortere periode wordt een soort van staffel gehanteerd. Hoe dichter de annuleringsdatum ligt bij het event, hoe meer je nog moet betalen. Dat heeft te maken met de kleinere kans dat foodtrucks nog een nieuwe opdracht kunnen binnenhalen op de datum die ze speciaal voor jou hebben vrijgehouden. Of de voorbereiding en inkoop die vaak al een week van tevoren start. De voorwaarden verschillen per foodtruck, dus vraag daar naar!

Foodtrucks zijn vaak behoorlijk flexibel. Als er echt een goede reden is waarom je moet verzetten en je bereid bent om de boeking te verplaatsen, dan is er vaak nog veel bespreekbaar.

Je bent er klaar voor

Met de toepassing van bovenstaande aandachtspunten ben je er helemaal klaar voor om je foodtrucks te gaan boeken. Je komt niet voor verrassingen te staan en kunt de foodtruckeigenaar je verwachtingen super concreet overbrengen. En daar is hij ook weer blij mee, want zo kan hij optimaal met je meedenken en aan je wensen voldoen.

 

Onze website plaatst enkele noodzakelijke cookies om deze site gebruiksvriendelijke te maken en het gebruik ervan door bezoekers te begrijpen.