Tips: Let hier op als je een foodtruck boekt

Welk doel heeft de catering?

De eerste vraag die je jezelf kunt stellen is met welk doel je foodtrucks wilt boeken. Gaat het vooral om het neerzetten van een toffe festivalsfeer? Wil je een snelle snack kunnen serveren? Of zijn de foodtrucks en hun aanbod het middelpunt van je event? Allemaal vragen die mede bepalen wat voor soort foodtrucks je het beste kunt boeken.

Worden de lunch of het diner verzorgd door foodtrucks, dan is het goed om te kiezen voor trucks met een menu dat snel kan worden bereid, of trucks die een behoorlijke capaciteit hebben. Niks vervelender dan met een hongerige maag te lang op je hamburger te moeten wachten. Gelukkig kun je met foodtruckeigenaren duidelijke afspraken maken over de hoeveelheid gerechten die ze in bijvoorbeeld een uur kunnen serveren.

Wie is je doelgroep?

Net zoals je met een cateringbedrijf zou bespreken welke gerechten passen bij je doelgroep, let je op de menu’s van de foodtrucks die je boekt. De ene doelgroep houdt nu eenmaal van creatief, nieuw en uitproberen, terwijl de andere doelgroep het liever houdt bij wat conventionelere gerechten. Het leuke van foodtrucks is dat je een enorm gevarieerd menu kunt aanbieden waarbij je het iedereen naar de zin kunt maken.

Heeft je evenement een netwerkfunctie? Kies dan voor foodtrucks die eten serveren dat gemakkelijk kan worden weggewerkt. Geloof ons, het praat lastig als je net een enorme hap van je hamburger hebt genomen :). Of plakkerige vingers hebt van de saus. Kleinere gerechten zijn dan wat handiger. Bij een personeelsevent speelt dit minder. Niemand zit ermee als Henk van de boekhouding wat mayo op z’n jas heeft gemorst.

Verder willen we natuurlijk niet te veel generaliseren, maar in de praktijk zien we toch wel wat verschillen tussen het eetgedrag van mannen en vrouwen. Mannen eten over het algemeen iets meer en geloof het of niet, maar vrouwen zijn vaak iets avontuurlijker bij de keuze van hun gerechten.

Duurzaam en gezond leven wordt ten slotte door veel bedrijven volop uitgedragen. In je keuze van foodtrucks kun je hiermee rekening houden en zorgen dat er gezonde keuzes gemaakt kunnen worden.

Hoeveel trucks heb je nodig?

Afhankelijk van het aangeboden menu kan een foodtruck ongeveer 50 tot 100 mensen per uur bedienen. Zorg ervoor dat je een goede indicatie hebt van het aantal gasten, zodat je weet hoeveel foodtrucks je nodig hebt om ze efficiënt te bedienen.

Daarnaast heb je meer trucks nodig als het eten van een maaltijd een van de belangrijkste activiteiten van het evenement is, of als iedereen tegelijk gaat eten, bijvoorbeeld na een middagprogramma.

Ontstaat er ergens toch een wachtrij? Wellicht kun je met de foodtruckeigenaar afspreken dat hij kleine proeverijtjes uitdeelt in de rij. Of je regelt zelf afleiding met leuk entertainment. Een gitarist die een liedje komt tokkelen of een illusionist met coole trucs.

Hoeveel menu’s biedt elke foodtruck aan?

Biedt een exploitant zijn hele menu aan op jouw evenement? Alleen zijn succesnummers, of slechts één gerecht? De laatste varianten zijn handig voor de planning van zowel de foodtruckeigenaar als jouzelf als organisator. Voor de exploitant betekent het efficiënter inkopen. Voor jouw evenement betekent het kortere wachtrijen: de doorloopsnelheid in de foodtruck is veel hoger omdat gerechten alvast kunnen worden voorbereid en je gasten hebben geen tijd nodig om na te denken wat ze nu eens zullen kiezen. De variatie in het aanbod zoek je dan in een aantal verschillende foodtrucks.

Hoe vraag ik een goede offerte aan?

Heel eenvoudig. Met een paar klikken heb jij je vrijblijvende prijsopgave aangevraagd. Van elke foodtruck staat overzichtelijk vermeld wat de specialiteiten zijn en of het aanbod biologisch of vegetarisch is. In de reviews lees je onze ervaring. Ook het benodigde stroomverbruik staat vermeld. En dat is onmisbaar voor het bepalen van de benodigde faciliteiten op de locatie van je event.

Hoe meer informatie je kunt geven over je evenement, hoe specifieker de prijsopgave is die je ontvangt. Belangrijk zijn in elk geval de datum, de locatie van het event, het aantal verwachte bezoekers, een indicatie van je budget en wat je wilt laten verzorgen. Gaat het bijvoorbeeld om een borrelhap of een volledig diner? Ook al je specifieke wensen kun je al aangeven in je aanvraag. Uiteraard is er ook ruim de gelegenheid deze te bespreken met de foodtruckeigenaar. Ben je helemaal tevreden? Dan leg je de boeking vast en is de foodtruck gereserveerd voor jouw event.

Zo bepaal je de aankomsttijd

De foodtruckeigenaar moet circa een tot anderhalf uur voordat hij begint met serveren aanwezig zijn. Dit geeft hem voldoende tijd om zijn foodtruck goed neer te zetten en zijn voorbereidingen te treffen.

Komt de foodtruck op een plek te staan waar hij lastig komt zonder een voorafgaand programma te verstoren, dan zal hij eerder moeten klaarstaan. Dit is ook het geval als de foodtrucks onderdeel zijn van de uitstraling van je event. Houd hier rekening mee als je de aanvangstijd bespreekt.

Wie zet de vuilnis buiten?

Foodtrucks zorgen zelf voor borden en bestek, dus daar hoef je niet voor te zorgen, tenzij je wilt dat alle servetten en disposables een eigen, consistent uitstraling hebben of bedrukt zijn met je bedrijfslogo.

Exploitanten zoeken steeds meer naar duurzame oplossingen en plastic wegwerpservies wordt steeds vaker vervangen door duurzame disposables. Hiervoor worden biologisch afbreekbare materiaalsoorten als palmblad en hout gebruikt.

Toch zorgen deze disposables voor een behoorlijke hoeveelheid afval op je event. Regel daarom zelf altijd extra vuilnisbakken die je over verschillende plekken op het terrein verspreid. Foodtrucks nemen zelf ook vaak wel een prullenbak mee, maar die volstaat niet altijd qua volume. En laten we eerlijk zijn, een rommelig terrein met her en der borden met etensresten ziet er niet bepaald aantrekkelijk uit. 

Maak goede afspraken met de foodtruck crew over het opruimen van het afval in en rond de foodtruck.

Annuleringsvoorwaarden

Natuurlijk hoop je dat er niks tussen komt en je evenement gewoon doorgaat. Maar er kan altijd een kink in de kabel komen. Dat kan een pandemie zijn, maar ook het intrekken van een vergunning. Zorg daarom dat je met de foodtruck goede afspraken maakt over annulering.

Gebruikelijk en redelijk is dat je tot drie maanden voor het evenement kosteloos kunt annuleren. Voor een kortere periode wordt een soort van staffel gehanteerd. Hoe dichter de annuleringsdatum ligt bij het event, hoe meer je nog moet betalen. Dat heeft te maken met de kleinere kans dat foodtrucks nog een nieuwe opdracht kunnen binnenhalen op de datum die ze speciaal voor jou hebben vrijgehouden. Of de voorbereiding en inkoop die vaak al een week van tevoren start. De voorwaarden verschillen per foodtruck, dus vraag daar naar!

Foodtrucks zijn vaak behoorlijk flexibel. Als er echt een goede reden is waarom je moet verzetten en je bereid bent om de boeking te verplaatsen, dan is er vaak nog veel bespreekbaar.